K práci s dokladem o stáži v PDF podobě doporučujeme používat program Adobe Acrobat Reader, který je dostupný zdarma. Tento program zajistí správné fungování formulářů a všech jejich funkcí.
Pokud jej nemáte, doporučujeme nejnovější verzi Adobe Acrobat Readeru stáhnout na stránkách firmy Adobe. V levé horní části stiskněte tlačítko “Stáhnout aplikaci Acrobat Reader” a pokračujte podle instrukcí na obrazovce.
Vyplnění formuláře
Po otevření souboru se zobrazí doklad o stáži s formulářovými poli. Po kliknutí do textového pole se ukáže kurzor a následně je možné vepsat text. Poté můžete myší nebo pomocí klávesy tabulátoru označit jiné pole a pokračovat stejným způsobem až na poslední stranu dokumentu.
Ukládání
Dokument je možné v jakékoli fázi vyplňování uložit pomocí ikony se symbolem diskety, v položce menu Soubor > Uložit, nebo za pomocí zkratky “Ctrl+S”. Při prvním uložení se program zeptá na název nového souboru, při dalším použití funkce Uložit nebude název souboru vyžadován. Doporučujeme PDF dokument průběžně ukládat.
Podpis
Po vyplnění všech potřebných informací je třeba dokument podepsat. Dokument je zpravidla podepisován za organizaci/instituci (v programu Erasmus+ pro období 2021-2027 mají všechny zapojené organizace povinnost podepisovat vše elektronicky, např. grantové smlouvy, a disponují ověřeným elektronickým podpisem). Podepsat dokument ale může také konkrétní osoba uvedená jako referenční osoba/mentor.
Při podepisování zvolte levé podpisové pole, vyberte svůj podpisový certifikát a dejte pokračovat. Poté klikněte na “Podepsat”. Program bude chtít podepsaný PDF dokument uložit jako nový soubor. Po uložení již nebude možné v PDF dokumentu měnit obsah (viz možnosti níže). Bude funkční pouze pole pro podpis držitele.
Po podpisu a otevření výzvy k uložení souboru máte tyto možnosti:
Nemáte certifikát pro elektronický podpis
Pokud nemáte vytvořený certifikát pro podpis, můžete využít funkci v programu Adobe Acrobat Reader. Jedná se o takzvaný "Prostý podpis”, který ovšem nemá dostatečné prvky zabezpečení. Při jeho vytváření je třeba vyplnit údaje pravdivě. Postupujte následovně:
Doklad o stáži v PDF podobě je určen především pro elektronické vydávání (ne pro tisk).
Pro podepisování dokladů o stáži doporučujeme kvalifikovaný elektronický podpis, má stejnou legislativní platnost jako vlastnoruční podpis a je uznávaný všemi členskými státy EU. Většina institucí v EU již tento podpis má a používá.
V programu Erasmus+ pro období 2021-2027 mají všechny zapojené organizace povinnost podepisovat vše elektronicky, např. grantové smlouvy. V ČR je pro podpis grantové dohody s Domem zahraniční spolupráce zapotřebí použít elektronický kvalifikovaný podpis. Uznávaný je od těchto 3 kvalifikovaných poskytovatelů: První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, a.s., eIdentity, a.s.
Obecně lze využít i možností dalšího elektronického podepisování. Viz dotaz níže.
Pokud nemáte vytvořený certifikát pro podpis, můžete využít funkce v programu Adobe Acrobat Reader. Jedná se o takzvaný "Prostý podpis”, který ovšem nemá dostatečné prvky zabezpečení. Při jeho vytváření je třeba vyplnit údaje pravdivě. Postupujte následovně:
Doklad podepisuje mentor či referenční osoba z přijímající organizace a účastník stáže. U stáží mimo program Erasmus+ může případně doklad podepsat po domluvě referenční osoba z organizace vysílající a účastník stáže.
Není. V dokladu o stáži však vyplňte pole, která jsou nezbytná pro využitelnost dokumentu: jméno a příjmení účastníka stáže, kontakty zapojených organizací a pole, která odpovídají získaným dovednostem/zkušenostem. Podpisem mentora/referenční osoby a stážisty je stvrzena platnost dokumentu.
Ano, platné jsou obě verze dokladu, ale doporučujeme vydávání nového PDF formátu dokladu – je jednodušší, přehlednější s možností elektronického podpisu.
Myslete prosím na využitelnost dokladu a na osobu, která ho v el. podobě může snáze využít.
Ano, doklad o stáži lze vystavit zpětně, a to po domluvě vysílající a přijímající organizace.
I bez vysílající organizace si jednotlivci mohou nechat stáž potvrdit. Prohlédnout si můžete tento vzorový formulář.
Ano. Pokud Vaše organizace vysílá více stážistů, můžete využít aplikaci pro hromadné vyplňování PDF. Více informací zde.
Čísla dokumentů (kódy dokladů) byla vydávána do 15. 7. 2022. Ve Word verzi dokladů ani preferované PDF verzi se již neuvádějí.
Pro další využívání formulářů ve formátu Word prosíme do pole č. 7 “číslo dokumentu” o uvedení informace: “Od 15.7. v ČR nepodporováno.”. Formuláře s již uvedenou informací ve třech jazykových verzích si můžete stáhnout na našich stránkách.
Ano. Doklad o stáži dokládá studijní zkušenost a získané či prohloubené dovednosti, znalosti apod. Při vystavení dokumentu zvažte, zda účastník kurzu obdržel ještě jiný certifikát, jaký je jeho obsah a který z dokladů a jak využije v budoucnu.
Vydávání dokladu má obvykle v programu Erasmus+ na starost vysílající organizace dle postupů dané země. Předvyplněný doklad, někdy opatřený číslem formuláře (dle postupů země vysílající organizace) přijímající organizace pouze doplní a potvrdí podpisem referenční osoby.
V případě jiného programu nebo dohody můžete i vy jako přijímající organizace vystavit ve spolupráci s účastníkem stáže tento doklad a potvrdit/ podepsat.
Ano, vystavení Europass mobility není limitováno programem Erasmus+. Vždy by se ale mělo jednat o studijní či pracovní stáž.
Pro zjednodušení vydávání dokladu jsme pro Vaše zahraniční partnery připravili návodný text v anglickém jazyce. Tento text si můžete také stáhnout jako přílohu.
How to deal with a Europass mobility in PDF format
Download the PDF form to your computer. For flawless functionality, we recommend filling it out in the free Adobe Reader.
Filling out the form
After opening the file, the Europass Mobility document will be displayed with the text fields to be filled out. When you click on the text field, a cursor will appear, and you can type the text in. You can use the mouse or tab key to select following field and continue in the same way till the end of the document.
Saving
The document can be saved at any stage of the filling process clicking on the floppy disk icon, using the menu pane File > Save or the “Ctrl+S” keyboard shortcut. The first time you save the file, the programme will ask for the name of the new file; the next time you use the save function, the file name will not be required anymore. We recommend that you keep saving the PDF document continuously while filling it out.
Signature
Once all the necessary information has been filled in, the document must be signed. The document is usually signed on behalf of the organisation / institution (within the Erasmus+ programme for the period 2021-2027, all participating organisations are obliged to sign all documents (e.g. grant agreements) electronically and dispose of a certified electronic signature). However, the document can also be signed by a specific person listed as the reference person / mentor.
When signing, select the left signature field, select your signing certificate and click on “Continue”. After that click on “Sign”. The programme will suggest saving the signed PDF document as a new file. Once saved, you will no longer be able to change the content in the PDF document (see options below). Only the signature field will be functional.
After signing and opening the file save prompt, you have these options:
In case you do not have a certified electronic signature
If you do not have a certified electronic signature, you can use the functionality in Adobe Acrobat Reader. It is called “Simple Signature”, however it is not equipped with sufficient security features. When creating it, you must fill in solely truthful information. Follow these steps:
The Europass Mobility document in PDF format is intended primarily for electronic publishing (not for printing).
Doklad o stáži vydává organizace, která vysílá budoucího držitele dokumentu za studijními či pracovními zkušenostmi. Může to být škola, která tento doklad vydává pro své žáky, nebo také společnost vysílající pracovníky do jiné organizace v ČR nebo v zahraničí.
V případě, že je stáž realizována zprostředkovatelem či koordinátorem Erasmus+ (např. INEX, Tandem) nebo jiných projektů, doklad je vydáván v součinnosti s touto organizací.
U stáží, které nejsou vázány na vysílající organizaci či zprostředkovatele, je vydání dokumentu na spolupráci mezi stážistou a přijímající organizací. Jde např. o individuální stáže ve firmách.
Přijímající organizace zpravidla vyplňuje kolonky 26-32 sloužící k popisu získaných dovedností během stáže a potvrzuje dokument podpisem referenční osoby.
Dny příjezdu a odjezdu se do dokladu většinou neuvádí. Uvádí se pouze, pokud i v tyto dny již probíhala nějaká vzdělávací/studijní/stážová aktivita.
Vzhledem k situaci související s COVID-19 je možné, že některé plánované stáže nebyly realizovány, nebo byly realizovány jen částečně. Pokud stáž započala, ale nebyla dokončena, do dokladu o stáži doporučujeme vepsat informaci, že stáž byla z důvodu nařízení vlády přerušena a dokončena bude v náhradním termínu. Pokud jste ještě obdrželi kódy dokladů pro formulář ve Wordu, uveďte je. V případě využití nových dokladů v PDF kódy neuvádíte.