Dotazy k dokladu o stáži (Europass mobilitě)

K práci s dokladem o stáži v PDF podobě doporučujeme používat program Adobe Acrobat Reader DC, který je dostupný zdarma. Tento program zajistí správné fungování formulářů a všechny jejich funkce. 

Pokud jej nemáte, doporučujeme nejnovější verzi Adobe Acrobat Readeru stáhnout na stránkách firmy Adobe. V pravé horní části stiskněte tlačítko “Stáhnout aplikaci Acrobat Reader” a pokračujte podle instrukcí na obrazovce. 

Vyplnění formuláře 
Po otevření souboru se zobrazí doklad o stáži s formulářovými poli. Po kliknutí to textového pole se ukáže kurzor a následně je možné vepsat text. Poté můžeme myší (šipkou) nebo pomocí klávesy tabulátoru označit jiné pole a pokračovat stejným způsobem až na poslední stranu dokumentu. 

Ukládání 
Dokument je možné v jakékoli fázi vyplňování uložit pomocí ikony se symbolem diskety, v položce menu Soubor > uložit nebo za pomocí zkratky “Ctrl+S”. Při prvním uložení se nás program zeptá na název nového souboru, při dalším použití funkce uložit nebude název souboru vyžadován. Doporučujeme PDF dokument průběžně ukládat. 

Podpis 
Po vyplnění všech potřebných informací je možné dokument podepsat. Jako “referenční osoba / mentor” zvolte levé podpisové pole, vyberte svůj podpisový certifikát (Vydává kvalifikovaná autorita, například PostSignum) a stiskněte pokračovat. Poté stiskněte tlačítko “Podepsat”. Program bude chtít podepsaný PDF dokument uložit jako nový soubor. Po uložení již nebude možné v PDF dokumentu měnit obsah (viz možnosti níže).  Bude funkční pouze tlačítko pro podpis držitele. 

Po podpisu a otevření výzvy k uložení souboru máte tyto možnosti: 

  1. Uložíte jako nový soubor s jiným názvem – doporučený postup. 
  2. Můžete přepsat původní soubor, ale v tomto případě ztratíte možnost další editace. 

Nemáte elektronický certifikát pro podpis
Pokud nemáte vytvořený podpisový certifikát, můžete dočasně využít funkce v programu Adobe Acrobat Reader. Jedná se o takzvaný "Prostý podpis”, který ovšem nemá dostatečné prvky zabezpečení. Při jeho vytváření je třeba vyplnit potřebné údaje pravdivě. Postupujte následovně: 

  1. Po stisknutí prostoru pro podpis se objeví dialogové okno “Vyžadována konfigurace digitálního identifikátoru”. Stiskněte tlačítko “Konfigurace digitálního identifikátoru”. 
  2. Vyberte položku “Vytvořit nový digitální ID” a Stiskněte “Pokračovat”. 
  3. Další volba je na vás. Můžete ale nechat vybrané "Uložit do úložiště certifikátů Windows". Stiskněte tlačítko “Pokračovat”. 
  4. Vyplňte pravdivě požadované údaje a stiskněte “Uložit”. 
  5. Poté můžete pokračovat v podepisování PDF dokumentu, jak je popsáno výše. 

Pro podepisování dokladů o stáži doporučujeme kvalifikovaný elektronický podpis, má stejnou legislativní platnost jako vlastnoruční podpis a je uznávaný všemi členskými státy EU. Většina institucí v EU již tento podpis má a používá. 

V programu Erasmus+ pro období 2021-2027 mají všechny zapojené organizace za povinnost podepisovat vše elektronicky, např. grantové smlouvy. V ČR je pro podpis grantové dohody s Domem zahraniční spolupráce zapotřebí použít elektronický kvalifikovaný podpis. Uznávaný je od těchto 3 kvalifikovaných poskytovatelů: První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, a.s., eIdentity, a.s. 

Obecně lze využít i možností dalšího elektronického podepisování. Viz dotaz níže.

Doporučujeme používat především uznávaný elektronický podpis. Lze však použít i prostý elektronický podpis, který si můžete vytvořit v Adobe Acrobat Reader.

Tabulka podpisy

Zdroj obrázku: Software602 a.s.

Doklad podepisuje mentor či referenční osoba z přijímající organizace a účastník stáže. U stáží mimo program Erasmus+ může případně doklad podepsat po domluvě referenční osoba z organizace vysílající a účastník stáže.

Dny příjezdu a odjezdu se do dokladu většinou neuvádí. Uvádí se pouze, pokud i v tyto dny již probíhala nějaká stážová (studijní, pracovní) aktivita.

Není. V dokladu o stáži však vyplňte pole, která jsou nezbytná pro využitelnost dokumentu: jméno a příjmení účastníka stáže, kontakty zapojených organizací a ta pole, která odpovídají získaným dovednostem/zkušenostem. Podpisem mentora/referenční osoby a stážisty je stvrzena platnost dokumentu.

Čísla dokumentů (kódy dokladů) byly vydávány do 15. 7. 2022. Ve Word verzi dokladů ani preferované PDF verzi se již neuvádějí.  

Pro další využívání formulářů ve formátu Word prosíme do pole č. 7 “číslo dokumentu” o uvedení informace: “Od 15.7. v ČR nepodporováno.”. Formuláře s již uvedenou informací ve třech jazykových verzích si můžete stáhnout na našich stránkách.

Ano, platné jsou obě verze dokladu, ale doporučujeme vydávání nového PDF formátu dokladu – je jednodušší, přehlednější s možností elektronického podpisu. 

Myslete prosím na využitelnost dokladu a na osobu, která ho v el. podobě může snáze využít.

Vzhledem k situaci související s COVID-19 je možné, že některé plánované stáže nebyly realizovány, nebo byly realizovány jen částečně. Pokud stáž započala, ale nebyla dokončena, do dokladu o stáži doporučujeme vepsat informaci, že stáž byla z důvodu nařízení vlády přerušena a dokončena bude v náhradním termínu. Pokud jste ještě obdrželi kódy dokladů pro formulář ve wordu, uveďte je. V případě využití nových dokladů v PDF kódy neuvádíte.

Doklad o stáži vydává organizace, která vysílá budoucího držitele dokumentu za studijními či pracovními zkušenostmi. Může to být škola, která tento doklad vydává pro své žáky, nebo také společnost vysílající pracovníky do jiné organizace v ČR nebo v zahraničí.  

V případě, že stáž je realizována zprostředkovatelem či koordinátorem Erasmus+ (např. INEX, Tandem) nebo jiných projektů, doklad je vydáván v součinnosti s touto organizací. 

U stáží, které nebyly vázány na vysílající organizaci či zprostředkovatele, je vydání dokumentu na spolupráci mezi stážistou a přijímající organizací. Jde např. o individuální stáže ve firmách.  

Vzor ke stažení

Přijímající organizace zpravidla vyplňuje kolonky 26-32 sloužící k popisu získaných dovedností během stáže a potvrzuje dokument podpisem referenční osoby. 

Vydávání dokladu má obvykle v programu Erasmus+ na starost vysílající organizace dle postupů dané země. Předpřipravený doklad, někdy opatřený číslem formuláře (dle postupů země vysílající organizace) přijímající organizace pouze doplní a potvrdí podpisem referenční osoby.   

V případě jiného programu nebo dohody můžete i vy jako přijímající organizace vystavit ve spolupráci s účastníkem stáže tento doklad a potvrdit/ podepsat. 

Dny příjezdu a odjezdu se do dokladu většinou neuvádí. Uvádí se pouze, pokud i v tyto dny již probíhala nějaká vzdělávací/studijní/stážová aktivita.

Ano, doklad o stáži lze vystavit zpětně, a to po domluvě vysílající a přijímající organizace. 

I bez vysílající organizace si jednotlivci mohou nechat stáž potvrdit. Prohlédnout si můžete tento vzorový formulář.

 

Ano. Doklad o stáži dokládá studijní zkušenost a získané či prohloubené dovednosti, znalosti apod. Při vystavení dokumentu zvažte, zda účastník kurzu obdržel ještě jiný certifikát, jaký je jeho obsah a který z dokladů a jak využije v budoucnu.

Ano, vystavení Europass mobility není limitováno programem Erasmus+. Vždy by se ale mělo jednat o studijní či pracovní stáž.

Štítky